ファイルをすぐに探す方法

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共有する素晴らしさ

仕事をしていて『あのファイルが必要だ』と考えたときに、だれのコンピューターに入っているのか分からないケースもあるはずです。しかも、アナログ時代と違って、デジタル時代では取り扱えるファイルの量も膨大になっていますので、探すのに困難することもあるでしょう。たとえ、大切なファイルだといっても、わざわざ探すような面倒なことをやっていたのでは、ビジネスでの効率が悪くなってしまいます。もしも、探したいファイルを一発で検索できるようにしたいのなら、個々のコンピューター保管するのではなく、便利なファイル共有を利用しましょう。ファイル共有はクラウド(簡単にいうとインターネット)上に、記録領域を用意して、そちらに保管する形になります。従って、クラウドにアクセス権限のあるユーザーならば、見つけたいものをすぐに見つけられるようになるでしょう。もちろん、ファイルを見せたくないユーザーは拒否設定ができるため、まったく関係のない社員に大事な情報が伝わることもありません。なお、ファイル共有を提供してくれる業者はいろいろありますが、必ず分けて考えなければいけないのは、個人用と法人用です。それらは、情報を保護するための能力がまったく違うので、ビジネスで使うのなら、絶対に法人用を契約すべきだといえます。万が一のことがあって情報が漏れたときに、個人用のファイル共有を使っていたのが分かってしまうと、会社の信頼性にも関わるので気をつけましょう。